Migration numérique: comment déplacer en toute sécurité des données vers une plate-forme numérique

Migration numérique: comment déplacer en toute sécurité des données vers une plate-forme numérique

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La seule chose que le COVID-19 a enseignée aux propriétaires d'entreprise est l'importance de l'accès à distance aux données et aux processus. De nombreuses entreprises ont été fermées pendant les confinements en 2020 et se sont retrouvées sans aucun moyen d'accéder à des données cruciales à moins d'envoyer un employé sur le site physique pour accéder aux données. Les processus critiques étaient impossibles, créant d'énormes inefficacités et inconvénients. Opter pour la migration numérique réduit ces inefficacités en déplaçant les données vers un accès hors site.

Quelle que soit la raison de votre migration numérique, le changement peut apporter des améliorations considérables à votre entreprise grâce à une amélioration du flux de données et des processus. Parmi les nombreux avantages de la migration numérique, il y a un meilleur engagement client et des processus de communication, de consolidation, d'intégration et de rationalisation.

Cependant, la migration numérique des données existantes n'est pas un processus facile et nécessite une planification et une compréhension appropriées de la manière de migrer les données sans endommager ou perdre des éléments critiques. La sécurité des données avant et après la migration est également une préoccupation sérieuse.

Mais d'abord, vous devez comprendre ce qu'est la migration numérique et ce qu'elle implique.

Qu'est-ce que la migration numérique?

La migration numérique implique tout mouvement de vos processus d'entreprise d'un format analogique à un format numérique. Par exemple, les entreprises déplacent la communication et la transmission de messages des formats analogiques vers les formats numériques qui offrent des performances améliorées. L'IoT (Internet des objets) a également transformé la surveillance manuelle des équipements en une solution numérique dans laquelle les appareils transmettent en permanence des données de performance à un hub central.

Aujourd'hui, nous nous concentrons spécifiquement sur la migration des données numériques pour faciliter l'accès lorsque vous disposez d'une main-d'œuvre répartie. Alors que la pandémie a mis en évidence la nécessité d'une telle numérisation, le fait est que les entreprises de toutes tailles évoluaient déjà vers une main-d'œuvre répartie plutôt que de centraliser les employés dans un seul endroit. La pandémie a accéléré cette évolution.

La migration numérique est le processus de transfert des données des processus manuels vers un système informatisé central automatisé et facilement accessible à distance, tel que le stockage dans le cloud. Voici cinq conseils essentiels pour la migration numérique de votre entreprise:

1. Commencez par analyser vos données et vos systèmes manuels

La première chose que vous devez accomplir en préparation de la migration numérique est d'analyser la portée et la complexité de vos données, car entreprendre un projet de migration numérique peut entraîner de nombreux problèmes imprévus. Votre approche à ce stade détermine dans quelle mesure le projet progresse, qu'il soit parfait ou plein de revers et de potentiel perte de données. Inspectez et évaluez en profondeur les données que vous souhaitez migrer. Sachez où elles sont stockées, sa forme ou son format actuel, identifiez les éléments que vous devez accomplir et à quoi ressembleront les données après la migration.

Les données sur papier nécessitent un travail important et, par conséquent, le processus de numérisation est tout à fait essentiel. Le passage des documents papier à un format numérique est lourd de risques d'erreur humaine. Par conséquent, envisagez des appareils capables de numériser des données directement à partir du papier plutôt que de saisir des données dans un enregistrement numérique.

Deuxièmement, évaluez les systèmes manuels que vous avez en place et effectuez un audit des processus utilisés. Déterminez les flux de travail et ce que vous devez améliorer ou éliminer dans le nouveau système. Un audit vous aide à savoir précisément où la numérisation est nécessaire pour améliorer ces processus et les domaines spécifiques dans lesquels vous devez donner la priorité à la migration numérique, car le processus de numérisation de tout peut impliquer beaucoup de temps et d'efforts.

Voici quelques-uns des domaines d'audit de flux de travail qui peuvent vous aider à déterminer les processus qui bénéficient le plus de la migration numérique.

  • Tout processus de saisie manuelle des données
  • Processus répétitifs
  • Flux de travail qui nécessite un partage entre des individus ou des services
  • Un travail qui passe par plusieurs étapes et devient difficile à retracer, suivre ou faire un rapport
  • Tout travail nécessitant l'approbation et les signatures de plusieurs départements
  • Travailler avec des calculs manuels
  • Travail sujet à l'erreur humaine
  • Tout flux de travail pouvant nécessiter l'assistance d'un personnel distant

2. Créez un plan d'action et respectez-le

La migration numérique est un processus sensible, mais très intense, qui nécessite une stratégie bien pensée pour garantir que chaque étape nécessaire garantit l'exactitude des données et inclut les clés nécessaires lors de la création de bases de données relationnelles. Une planification minutieuse permet de réduire les erreurs, la perte de données et d'autres conséquences néfastes telles que l'échec de la migration. S'assurer que tous les aspects et résultats possibles sont correctement analysés et que des plans d'urgence sont élaborés.

Pour vous assurer que votre processus de migration numérique se déroule comme vous le souhaitez, créez un plan d'action complet avec des échéanciers, des domaines de responsabilité et des coûts, puis respectez le plan. C'est la clé du succès de votre transformation numérique car un plan vous aide à améliorer les chances de réussir le transfert de données. Créez des objectifs, des exigences et des calendriers pour chaque phase de la migration.

Donnez la priorité à des choses telles que les sauvegardes pour vous assurer que toutes vos informations importantes sont récupérables en cas d'accident. La planification vous aide également à passer en revue les problèmes qui peuvent survenir au cours du processus avec sobriété. Vous aurez également un plan d'urgence réfléchi au cas où il y aurait un revers. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments de base à prendre en compte lors de la création d'un plan de migration numérique.

Sélection et évaluation: vous devez sélectionner et évaluer votre système numérique pour vérifier sa capacité et son fonctionnement. Vérifiez des éléments comme la convivialité, la capacité de stockage, la technologie, c'est-à-dire, votre système peut-il évoluer pour répondre aux besoins futurs et à la compatibilité?

Créez une carte de migration: après avoir sélectionné un système adapté aux besoins de votre entreprise, concevez une carte pour l'ensemble du processus. Ayez un plan de sécurité, des sauvegardes, différentes phases et des délais. Évaluez également votre budget pour voir s'il peut s'adapter à l'ensemble du processus présenté.

Préparez les données pour le transfert: c'est ici que vous choisissez les données dont vous avez besoin à l'avenir, ce qui est obsolète et son format. Concevez des bases de données relationnelles tournées vers l'avenir car il est difficile et fastidieux d'ajouter des données que vous n'aviez pas prévues lors du transfert initial. Assurez-vous de tout sauvegarder avant de commencer le transfert.

Testez votre logiciel de transfert: Le but de cette phase est de confirmer que les outils de transfert de données dont vous disposez peuvent gérer la tâche de migration réussie de vos données vers le système numérisé. Exécutez un test en utilisant une petite quantité de vos données, puis vérifiez la migration en comparant les données numérisées stockées dans un réseau distribué avec les données d'origine.

Le processus de migration: planifiez le transfert effectif des données vers le nouveau système.

Audit: assurez-vous que votre plan comporte une étape d'audit au cours de laquelle vous vérifiez les données pour vous assurer que la migration a correctement transféré les données vers son nouveau domicile. Une vérification approfondie des données aléatoires est un bien meilleur outil que d'essayer de faire une vérification moins approfondie d'un plus grand ensemble de données.

Il est essentiel de respecter votre plan de migration pour rester en phase avec ce que vous vous êtes fixé de réaliser. Sans suivre un plan, les choses peuvent vite mal tourner.

3. Assurer l'utilisation d'un logiciel de migration de données de qualité

La migration numérique représente beaucoup de travail si vous décidez de la faire manuellement, bien que certains des processus initiaux soient manuels tels que le tri, le déchiquetage et la numérisation. Cependant, pour le transfert de données, pensez à utiliser un outil de transfert de données qui facilite le processus et favorise l'intégrité des données.

Votre choix d'outils de transfert doit correspondre à votre budget et à votre stratégie de migration. Cependant, considérez d'autres facteurs plutôt que de vous fier aux prix les plus bas. Voici quelques facteurs à garder à l'esprit lors de la sélection de votre logiciel de transfert:

  • Fonctionnalité
  • Facilité d'utilisation
  • Évolutivité et performances
  • Sécurité
  • Coût
  • Support client et technique du fournisseur

La perte de données pendant le processus de migration peut se produire et est dévastatrice pour votre entreprise. Certaines personnes perdent toutes leurs données tandis que d'autres perdent une partie importante de leurs données. Une enquête menée aux États-Unis a montré que 75% des répondants étaient incapables de restaurer toutes les données tandis que 23% ne pouvaient pas récupérer de données du tout. C'est la raison pour laquelle vous ne devriez pas vous précipiter pour choisir un outil de migration de données. Assurez-vous que votre outil vous permet de transférer avec précision vos données et fournit une sauvegarde pour tester le transfert.

4. Communiquer le processus de migration numérique au personnel

Les membres de votre personnel sont un élément crucial du processus et pour le succès de votre entrepriseCela aide le processus à se dérouler plus facilement si vous les informez de la migration numérique prévue et que vous entreprenez la formation du personnel au début du processus. J'ai visité une fois une entreprise dans le cadre d'un projet de recherche. Alors que j'attendais de rencontrer un cadre, j'ai observé le personnel rédiger des commandes sur des formulaires papier, avec leurs ordinateurs poussés à l'arrière de leur bureau. Au fil du temps, ils ont transféré les données des formulaires papier vers leur logiciel EDI (échange de données informatisé) conçu pour optimiser le processus de fabrication, d'expédition et de facturation. Le processus de duplication était inutile et sujet aux erreurs. Certes, cela n'impliquait pas la migration numérique, mais les conséquences du transfert de données sur une plate-forme numérique. Ainsi, même si le personnel n'est pas directement impliqué dans le processus de migration numérique, ce sont eux qui sont désignés pour utiliser les systèmes à terme.


Impliquer le personnel tôt dans le processus de décision augmente l'adhésion, rend la transition vers un nouveau processus plus efficace et réduit la résistance au changement.

Assurez-vous que votre personnel est prêt à utiliser les nouveaux systèmes lorsque l'ensemble du processus de migration est terminé. La formation précoce du personnel leur donne suffisamment de temps pour s'adapter et rattraper facilement les systèmes mis à niveau. Dans la situation que j'ai mentionnée ci-dessus, le personnel a eu recours au processus de commande papier en raison d'un manque de confiance dans l'intégrité des données saisies dans le système EDI et souhaitait une sauvegarde papier. En les impliquant tôt dans le processus, en particulier lors de la phase de test, vous pouvez leur assurer que le système fonctionne comme prévu et réduire la méfiance face à une nouvelle façon de faire les choses. La formation réduit également le besoin de remplacer les employés existants qui sont frustrés par leur incapacité ou leur refus d'utiliser le nouveau système.

Il est également important d'informer chaque partie prenante à l'avance de la migration numérique prévue avec des mises à jour régulières sur l'avancement du processus de migration.

5. Créer un cadre de migration numérique

L'une des préoccupations liées à la migration numérique est la sécurité des données. Les pirates informatiques s'améliorent et se perfectionnent chaque année et les dégâts qu'ils causent sont plus graves. S'assurer que vos données numériques sont à l'abri des cybercriminels préserve votre réputation, l'intégrité de vos données et, en fin de compte, votre entreprise.

Il est essentiel de créer un cadre de gouvernance numérique avec des directives et des politiques claires, car votre personnel représente la plus grande vulnérabilité. Le fournisseur de services cloud doit également fournir une plate-forme sécurisée avec des processus d'authentification, un contrôle d'accès et une gestion des identités rigoureux. Cela réduit le risque de perte ou de vol de données.

Si vous travaillez avec des serveurs physiques sur site, le responsable informatique doit s'assurer que le site et les bases de données sont sécurisés. De même, vous avez besoin d'un contrôle d'accès afin que seul le personnel autorisé puisse accéder aux données et requière des mises à jour fréquentes des mots de passe. Contrôlez également la capacité des employés à copier des données pour une utilisation en dehors de l'établissement en permettant un accès à distance sécurisé car une clé USB perdue ou volée ouvre une énorme faille de sécurité. De même, mettez en place des opérations pour effacer complètement les données des appareils mis au rebut avant leur élimination.

Conclusion

Si vous vous en tenez aux pratiques de migration de données décrites dans cet article, votre migration est plus simple, transparente et efficace. Si vous vous préparez et planifiez les résultats et les défis avant et après la migration, vous êtes mieux préparé à faire face aux problèmes ou à les empêcher de se produire complètement.

Développer un plan d'action complet pour aider à faire face à toute éventualité tout en respectant le calendrier et le budget. Une fois que vous avez terminé votre migration numérique, votre entreprise se dirige vers une transformation significative, une efficacité améliorée et un flux de données. N'oubliez pas de faire affaire avec des éditeurs de logiciels et des professionnels réputés pour votre processus de migration numérique. Cela aussi contribue grandement à assurer une transition en douceur de votre entreprise vers les processus numériques. La formation des employés garantit que vous ne gaspillez pas vos efforts en raison de la résistance et d'une utilisation inappropriée. La cybersécurité est également plus critique une fois que vous numérisez les données.